Co daje automatyzacja sprzedaży w e-commerce?

Czy chciałbyś, żeby Twoja praca wykonywała się sama? Z pewnością dla wielu z nas byłaby to znacząca pomoc w codziennych obowiązkach. O dziwo, jeśli zarządzasz sklepem internetowym, możesz sprawić, że wiele zadań związanych z codzienną obsługą zamówień wykonywana jest bez angażowania w nie pracowników. Takie działanie to automatyzacja sprzedaży i właśnie owej automatyzacji dedykujemy dzisiejszy wpis.

Automatyzacja sprzedaży – co to jest i jak wygląda taki proces?

Proces automatyzacji jest bardzo prosty do zdefiniowania. To każda sytuacja, w której maszyna wykonuje za człowieka określoną pracę. Trend ten obecny jest w naszej rzeczywistości od lat. Mamy automatyczne pralki, automatyczne skrzynie biegów w samochodach, aplikacje księgowe samodzielnie wyliczające odpowiednie kwoty podatków. Mamy również setki, tysiące innych sytuacji w których automatyzacja po prostu ułatwia nam codzienne funkcjonowanie.

Jak działa sklep bez automatyzacji sprzedaży?

Od jakiegoś czasu automatyzacja obecna jest również w sklepach internetowych. W jaki sposób się w nich przejawia? Aby zademonstrować jej działanie “w praktyce” rozpiszemy poniżej schemat obsługi zamówienia internetowego z perspektywy pracownika.

Zakres jego obowiązków wygląda następująco:

1. zamówienie pojawia się w systemie, pracownik weryfikuje je ze stanem magazynowym sklepu i zamawia brakujące produkty u dystrybutora,
2. jeśli wszystkie produkty znajdują się na stanie, zmienia status zamówienia na “w realizacji”,
3. wystawia paragon lub fakturę,
4. przygotowuje etykietę adresową na podstawie danych pozostawionych przez klienta,
5. przygotowuje dokument WZ dla magazynu, dzięki któremu pracujące tam osoby będą mogły skompletować zamówienie,
6. przekazuje wszystkie dokumenty do magazynu,
7. magazyn pakuje zamówienie, nakleja etykietę adresową i przekazuje gotową paczkę kurierowi,
8. magazyn zmienia status zamówienia na “wysłane”.

Kroki 1-6 w zależności od stopnia zaawansowania sklepu mogą zająć od kilku do nawet kilkudziesięciu minut. Jeśli zamówień jest niewiele, doświadczony pracownik jest w stanie poradzić sobie z nimi i mieć jeszcze czas na inne obowiązki. Jednakże, gdy sprzedaż stoi na wysokim poziomie, do jej sprawnej obsługi niezbędne jest zatrudnienie kolejnych osób. A to konkretnie zwiększa koszty prowadzenia sklepu.

Jak działa sklep z automatyzacją sprzedaży?

W przypadku zautomatyzowania sprzedaży schemat działań podejmowanych przez pracowników znacząco różni się od powyższego. Wygląda on następująco:

1. pracownik magazynu drukuje dokumenty do zamówienia wygenerowane przez system, kompletuje zamówienie i przekazuje je kurierowi,
2. pracownik magazynu zmienia status zamówienia na “wysłane”.

I tyle.

Całą resztą zajmuje się specjalny moduł automatyzacji, który bierze na siebie zdecydowaną większość obsługi sprzedażowej. Dobrze ustawiony proces automatyzacji działa następująco:

• zamówienie trafia do sklepu, system automatycznie porównuje zamówione produkty ze stanami magazynowymi. Jeśli wszystko jest na stanie, tworzy rezerwację i generuje wszystkie potrzebne dokumenty: magazynowe, fakturę/paragon, etykietę adresową, a także zmienia status na “w realizacji”. Dobrze ustawiony proces automatyzacji pozwala wydrukować je wszystkie bezpośrednio w magazynie, bez potrzeby angażowania pracowników obsługi klienta,
• jeśli zamówione towary nie znajdują się na magazynie, system automatycznie tworzy i wysyła zamówienie do dostawcy. Jednocześnie samodzielnie nadaje mu odpowiedni status i przesyła klientowi automatyczną wiadomość o wydłużonym czasie realizacji,
• ewentualnie, gdy towaru brak na magazynie, system flaguje dane zamówienie i powiadamia pracownika, który następnie zajmuje się nim ręcznie. Podobny schemat można ustawić również w sytuacji, w której klient wypełnił pole “Uwagi” w formularzu, aby pracownik mógł odpowiednio zareagować na pozostawioną tam treść.

Jakie zalety posiada automatyzacja sprzedaży?

Jak nietrudno się domyślić, automatyzacja sprzedaży jest rozwiązaniem posiadającym mnóstwo zalet. Do najważniejszych należą:

• oszczędność czasu pracowników: zamiast ręcznie realizować każde spływające zamówienie, pracownik działu obsługi klienta może skupić się tylko na zamówieniach problematycznych oraz innych posiadanych przez niego obowiązkach (np. reagowaniem na telefony i wiadomości od klientów, zwrotami, reklamacjami, dodawaniem nowych produktów do sklepu),
• zmniejszenie ilości błędów w zamówieniach: zautomatyzowanie procesu realizacji zamówień sprawia, że zmniejszona zostaje ilość potencjalnych błędów “czynnika ludzkiego” polegających np. na niedokładnym przepisaniu danych adresowych klienta,
• szybsza realizacja zamówień: zautomatyzowanie sprzedaży w sklepie internetowym sprawia, że nawet przy dużej ilości zamówień, są one realizowane znacznie szybciej, niż w przypadku ręcznej obsługi,
• niższe koszty obsługi sklepu: proces realizacji zamówień działający “w tle” nie wymaga zatrudniania kolejnych pracowników do obsługi sprzedaży, co ma duży wpływ na koszty prowadzenia sklepu internetowego.

Kiedy warto zautomatyzować sprzedaż w swoim sklepie?

Po lekturze powyższych informacji możesz zastanawiać się, kiedy warto wdrożyć automatyzację sprzedaży w sklepie internetowym. Czy należy robić to od samego początku? Czy może istnieje konkretny punkt, od którego staje się ona nie tyle fanaberią, co niezbędną inwestycją biznesową?

Odpowiedź na to pytanie jest trudna, choćby z tego względu, że automatyzacja automatyzacji nierówna. Tak naprawdę proces automatyzowania sprzedaży to zestaw działań rozłożonych w czasie. Działań, które możesz wprowadzać do swojego sklepu małymi krokami, wraz ze wzrostem ilości zamówień.

W praktyce możesz wykorzystać poniższy schemat:

• rozpocznij od działań, które jesteś w stanie zautomatyzować z poziomu sklepu. Jeśli masz sklep Magento, na rynku istnieje wiele rozwiązań, dzięki którym połączysz się z używanym przez Ciebie programem księgowym w celu szybszego wystawiania faktur i paragonów,
• kolejnym krokiem jest pełna, dwukierunkowa integracja z systemem ERP, co zapewnia automatyczną aktualizację stanów magazynowych w sklepie, możliwość automatycznego wystawiania dokumentów magazynowych etc.,
• integracja z aplikacjami przewoźników pozwala jednym kliknięciem (lub nawet bez żadnej Twojej ingerencji) generować i drukować etykiety adresowe,
• integracja z systemami typu WMS usprawnia gospodarkę magazynową i daje dostęp do jeszcze lepszego zarządzania składowaniem towarów (co przyspiesza proces kompletowania zamówienia).

Każdy z powyższych punktów jesteś w stanie rozbudowywać o dodatkowe funkcje i dostosowywać do możliwości i potrzeb Twojej platformy sklepowej.

To, o czym musisz pamiętać, to fakt, że do pełnego zautomatyzowania sprzedaży w swoim sklepie warto wybrać sprawdzonego partnera technologicznego. Tylko w taki sposób będziesz w stanie uzyskać fachową opiekę nad całym procesem i dostęp do doświadczonych developerów.

 

Jeśli szukasz partnera, który wdroży automatyzację sprzedaży w Twoim sklepie – zapraszamy do kontaktu. Kliknij w poniższy przycisk i umów się na niezobowiązującą, darmową konsultację.