Współpraca z agencją ecommerce – jak dobrze delegować zadania?

1 grudnia 2020

Owocna współpraca biznesowa polega na dobrej, obustronnej komunikacji. To oznacza, że ważne jest nie tylko zrozumienie partnera, ale również umiejętność jasnego, klarownego przekazywania swoich wymagań. Dobre delegowanie zadań to podstawa w pracy eCommerce Managera. Dlatego z myślą o Tobie stworzyliśmy poniższy artykuł. Zebraliśmy w nim pięć porad, dzięki którym poprawisz swoją komunikację z agencją e-commerce i będziesz w stanie jasno, precyzyjnie delegować zadania.

Delegowanie zadań dla agencji e-commerce – dlaczego to takie ważne?

Dlaczego warto wiedzieć, jak dobrze delegować zadania? Powiedzmy sobie szczerze – dzięki tej wiedzy nasza współpraca z agencją e-commerce może wejść na zupełnie nowy poziom. Odpowiednio opisane wymagania systematyzują kolejne kroki w pracy nad sklepem, pozwalają rozplanować je lepiej w czasie i nadać każdemu zadaniu realny priorytet.

Odpowiednie delegowanie zadań to również większa pewność, że agencja e-commerce dokładnie dowie się, jakie masz potrzeby i w jaki sposób może im sprostać.

Nietrudno się domyślić, że złe delegowanie zadań niesie ze sobą wiele problemów. Niezrozumienie założeń projektowych przez agencję może mieć poważne konsekwencje skutkujące, m.in.

  • przekroczeniem budżetu,
  • przekroczeniem terminów oddania projektu,
  • wykonaniem projektu niezgodnie z założeniami,
  • koniecznością zlecania kolejnych poprawek, które jeszcze bardziej opóźnią termin oddania projektu.

Musisz pamiętać, że delegowanie zadań wbrew pozorom nie jest wcale takie łatwe. To proces, którego należy się po prostu nauczyć. Dlatego na bazie doświadczeń z klientami naszej agencji przygotowaliśmy krótki poradnik.

W pięciu krokach pokazujemy w nim, jak zlecić zadanie, aby zostało zrozumiane przez agencję e-commerce i wykonane zgodnie ze specyfikacją.

Jak dobrze delegować zadania, aby były wykonywane na czas?

Po pierwsze: dokładnie rozpisz zadanie

Podstawą do dobrego delegowania zadań jest umiejętne przekazanie jego treści. Dla wielu eCommerce Managerów może to być właśnie najtrudniejszym elementem całego procesu. Dlatego też warto skorzystać ze sprawdzonych narzędzi. Narzędzi, które systematyzują ten krok.

Mamy tu na myśli wykorzystanie metody SMART. Świetnie sprawdza się ona przy ustalaniu celów, doskonale sprawdzi się również w kwestii rozpisania treści zadań. Zgodnie z jej brzmieniem, wszystkie zadania powinny być:

  • skonkretyzowane (Specific), czyli łatwe do zrozumienia, napisane prostym językiem, niepozostawiające miejsca na luźną interpretację,
  • mierzalne (Measurable), czyli umożliwiające np. w sposób liczbowy określenie stopnia ich realizacji,
  • osiągalne (Achievable), czyli realne do osiągnięcia przez agencję e-commerce,
  • istotne (Relevant), czyli posiadające dla Ciebie określoną wartość, mającą swoje przełożenie na rozwój sklepu,
  • określone w czasie (Time-bound), czyli posiadające konkretny deadline, do którego powinny zostać wykonane.

Po drugie: ustal priorytet

Priorytety – o błędach związanych z ich ustalaniem moglibyśmy pisać bez końca. Na potrzeby dzisiejszego artykułu skupiamy się jednak na podstawowym, najczęściej przez nas spotykanym błędzie. Jest nim nadużywanie najwyższych priorytetów do zadań, które nie są aż tak ważne, jak mogłoby Ci się wydawać.

Wiadomo, że jeśli coś jest “krytyczne”, to najprawdopodobniej zostanie wykonane w pierwszej kolejności. Ale nie oznacza to jednocześnie, że takim priorytetem powinieneś oznaczać wszystko, co zlecasz swojej agencji. Takie działanie może skutecznie zablokować kolejkę prac i sprawić, że kluczowe błędy zostaną naprawione dopiero po pewnym czasie, gdy agencja upora się z innymi “pilnymi” sprawami.

Jeśli chodzi o ustalanie priorytetów, mamy propozycję. Jest ona następująca:

  • “krytyczne” priorytety pozostaw wyłącznie dla błędów, które mają negatywny wpływ na działanie sklepu i utrzymanie ciągłości sprzedaży,
  • “wysokie” priorytety to wszystko to, co nie wpływa ciągłość sprzedaży, ale musi zostać poprawione w pierwszej kolejności (np. złe wyświetlanie danych, rozjeżdżający się układ karty produktu),
  • “normalne” priorytety przeznacz na standardowe zadania zlecane zgodnie z opracowaną przez Ciebie strategią rozwoju sklepu,
  • “niskie” priorytety to rzeczy nieistotne w danym momencie, jednak możliwe do wykonania w momencie zamknięcia wszystkich zadań z wyższym priorytetem.

Po trzecie: przekaż agencji wszelkie niezbędne materiały i dane dostępowe

Wymagasz, aby agencja e-commerce wykonywała swoje zadania zgodnie ze specyfikacją i w zakładanym czasie? To bardzo dobrze, ale pamiętaj, że często to, czy mogą zająć się danym tematem zależy również od Ciebie.

Jeśli zobligowałeś się do przekazania agencji jakichkolwiek danych lub dostępów, przekaż je jak najszybciej.

Nie ważne, czy są to treści do umieszczenia na stronie, grafiki, loginy do narzędzi, z których chcesz skorzystać w ramach sklepu, dodatkowe skrypty. Ich brak – zwłaszcza, gdy są kluczowe do wykonania zadania – powoduje nieplanowane postoje, co potrafi wydłużyć czas realizacji zadań.

Po czwarte: upewnij się, że zostałeś dokładnie zrozumiany

Nawet najlepiej – Twoim zdaniem – rozpisane zadanie może zostać niezrozumiane przez agencję. Dlatego dobrym pomysłem jest upewnienie się, czy aby na pewno przesłane jej informacje w 100% jasne.

Najszybszym sposobem na weryfikację jest telefon do przedstawiciela agencji. Jeśli prowadzicie regularne statusy, również wtedy masz szansę upewnić się, że Twoje wytyczne są zrozumiałe i specjaliści mogą brać się do pracy.

Po piąte: bądź w stałym kontakcie

Agencja e-commerce dokładnie wie, co ma robić? Świetnie, ale to nie znaczy, że możesz spocząć na laurach. W trakcie prac nad zleconym zadaniem może zdarzyć się, że przy okazji wynikną jakieś komplikacje. Twoim zadaniem jest rozwianie ich tak szybko, jak to tylko możliwe. Dlatego pozostań w stałym kontakcie z agencją. Odpisuj sprawnie na maile, odbieraj telefony, odpowiadają na wiadomości na komunikatorach.

Brak kontaktu z Twojej strony, przy wystąpieniu jakichkolwiek komplikacji, może spowodować opóźnienia lub błędne wykonanie powierzonych agencji zadań. A to z kolei narazi Cię na niepotrzebne koszty i stres.

Powyższe dotyczy również testowania planowanych aktualizacji sklepu w środowisku testowym. Jeśli poprawka jest już tam dostępna, potraktuj jej sprawdzenie jako jeden z najwyższych priorytetów.

Jak dobrze delegować zadania – współpraca z agencją e-commerce

Współpraca z agencją e-commerce nie musi być trudna. Wystarczy od samego początku budować dobrą komunikację, jasno określać swoje wymagania i szybko reagować na kontakt ze strony jej przedstawicieli. Dobre delegowanie zadań może w tym tylko pomóc.

Mamy nadzieję, że wiedzę umieszczoną przez nas w powyższych akapitach wykorzystasz ją w praktyce, budując jeszcze silniejsze relacje z Twoim partnerem technologicznym.

 

Szukasz agencji e-commerce, która wzniesie Twój sklep na zupełnie nowy poziom? Porozmawiajmy o tym, co możemy dla Ciebie zrobić!
https://gate-software.com/wp-content/uploads/2020/11/gate-black_mini.png

Sprawdź nasze recenzje na Clutch:

Gate-Software Sp. z o.o.

ul. Przemysłowa 39a
33-100 Tarnów, Polska

[email protected]
+12 378 98 81

https://gate-software.com/wp-content/uploads/2020/11/soda_logo-e1605877810907.png

Jesteśmy członkiem SoDA

https://gate-software.com/wp-content/uploads/2021/03/Adobe_Solution_Partner_Bronze-1.png

Gate-Software jest zespołem specjalistów e-commerce Magento. Zabezpieczamy ciągłość sprzedaży online w ecommerce poprzez skuteczną opiekę techniczną. Maksymalizujemy potencjał sklepów internetowych poprzez nowoczesne rozwiązania technologiczne.