Agencja e-commerce – jak z nią rozmawiać, aby osiągać zakładane cele?

Może i pachnie to truizmem, ale dobra komunikacja jest podstawą każdej udanej współpracy. Dotyczy to również współpracy na linii agencja e-commerce – Twój sklep. W naszej codziennej pracy zetknęliśmy się z wieloma błędami komunikacyjnymi popełnianymi zarówno przez nas, jak i naszych klientów. Postanowiliśmy zebrać je w jeden artykuł, który – mamy taką nadzieję – pomoże w budowaniu dobrej, partnerskiej relacji.

 

Agencja e-commerce – dlaczego dobry kontakt jest taki ważny?

Wzajemne niezrozumienie bardzo często prowadzi do poważnych problemów. Nie tylko w życiu osobistym, ale również w biznesie. W przypadku współpracy z agencją e-commerce wszelkie błędy w komunikacji prowadzą nie tylko do stresujących napięć, ale mogą mieć również kosztowne (czasowo i finansowo) konsekwencje.

Źle zrozumiane cele biznesowe, niedokładne wytyczne projektowe, długi czas odpowiedzi na wiadomości – te i inne czynniki są w stanie położyć nawet najlepiej zapowiadający się projekt ecommece.

Dlatego wzajemne zrozumienie staje się kluczowym elementem długiej i owocnej współpracy.

 

Jak rozmawiać z agencją e-commerce?

Jako agencja e-commerce współpracujemy ze sklepami internetowymi sprzedającymi swoje produkty w rozmaitych branżach. Na co dzień mamy kontakt z e-Commerce Managerami i właścicielami sklepów internetowych z całej Polski. Wieloletnie doświadczenie w kontaktach z klientami sprawiło, że wyrobiliśmy skuteczne nawyki komunikacyjne, którymi chcemy podzielić się z właśnie z Tobą.

Poniżej przedstawiamy kilka sprawdzonych sposobów na osiągnięcie wysokiego poziomu współpracy.

Pytaj, jeśli czegoś nie rozumiesz

Branża IT jest specyficzna. Posiada swoje rytuały, naleciałości oraz język, jakim posługują się jej przedstawiciele. Dla wielu e-Commerce Managerów, zwłaszcza tych mających niewielką styczność z technologiczną częścią działania sklepu, może być to nieco konfundujące. “Deploye”, “stagingi”, “iteracje” czy “sprinty” to raczej nie jest Twój codzienny sposób porozumiewania się.

Nie powinieneś więc wstydzić się poprosić o wytłumaczenie nieznanych Ci określeń. Komunikacja musi być w pełni przejrzysta i zrozumiała dla obu stron, aby była skuteczna i zadowalająca.

Dotyczy to nie tylko samego języka, ale również szczegółów projektowych. Nie rozumiesz rozwiązań, które proponuje agencja? Poproś o więcej informacji. To sprawi, że będziesz dokładnie wiedział czym zajmuje się Twój partner technologiczny i czy idzie to w takim kierunku, jaki zaplanowany został w projekcie.

Dlaczego jest to ważne? Pełne zrozumienie pozwala nie tylko dokładnie ustalić zakres prac, ale również rozwiać wszystkie ewentualne wątpliwości pojawiające się po drodze.

Bądź na bieżąco z wszystkimi zadaniami

Jednym z najczęściej pojawiających się problemów komunikacyjnych między klientami a agencją e-commerce jest brak informowania o statusach poszczególnych zadań. Sprawia to, że często nie wiesz, na jakim etapie znajdują się zgłaszane przez Ciebie sprawy. Czy jest na to sposób?

Jak najbardziej! Wystarczy zorganizować regularne, wspólne statusy, na których omówisz z Product Managerem działającym dla agencji aktualny stan prac, odpowiesz na dodatkowe pytania, a także będziesz miał możliwość skorygowania pewnych założeń projektowych zanim zostaną ostatecznie zaimplementowane w sklepie.

Takie statusy możesz przeprowadzić telefonicznie lub poprzez dowolny komunikator. Z doświadczenia wiemy, że często nawet 15 minut rozmowy statusowej raz w tygodniu może uratować cenny czas programistów, a co za tym idzie – Twój budżet projektowy.

Dlaczego jest to ważne? Kontrola nad statusem zadań i czasem spędzonym nad nimi przez agencję pozwoli Ci skuteczniej egzekwować ich prawidłowe wykonanie. Wszelkie komplikacje, jakie pojawiają się po drodze mogą również być rozwiązywane na bieżąco, co znacznie skraca czas trwania projektu.

Jasno sprecyzuj swoje wymagania oraz posiadany budżet

Rozumienie tego, co mówi agencja to jedno, ale zupełnie inną kwestią jest jasne sprecyzowanie swoich własnych wymagań. Każdy projekt, który zlecasz agencji powinien być opisany w taki sposób, aby klarownie przedstawiał założenia oraz cele, jakie ma spełniać.

Nie bez znaczenia jest również kwestia budżetu. W momencie, gdy zależy Ci na jak najszybszym wykonaniu zadań, określenie kwoty, którą dysponujesz na prace programistyczne znacznie przyspieszy ustalanie zasad współpracy i w konsekwencji – zakończenie projektu pełny sukcesem.

Dlaczego jest to ważne? Jasne przedstawienie zakresu zadaniowego pozwala agencji lepiej rozplanować pracę, a Tobie da pewność, że zostanie ona wykonana zgodnie ze specyfikacją.

Przekazuj agencji wszystkie niezbędne informacje

Nikt nie zna Twojego sklepu, jak Ty sam. Z tego powodu bardzo ważne na etapie budowy dobrej komunikacji z agencją e-commerce jest zapewnienie jej wszystkich niezbędnych materiałów i informacji do pracy.

Pod tym dość szerokim pojęciem kryją się nie tylko szczegółowe pytania dotyczące funkcjonalności sklepu, ale również dostępy do serwerów i używanych przez twój biznes narzędzi, treści niezbędne do zamieszczenia w ramach działającej witryny, zdjęcia produktów, elementy graficzne etc.

Dlaczego jest to ważne? Dostarczenie agencji wszystkich niezbędnych materiałów i dostępów przyspieszy moment, w którym będą mogli zabrać się do pracy. A to ma bardzo duży wpływ na działanie zgodne z harmonogramem.

Rozsądnie dobieraj priorytety zadań

Współpracując na co dzień z agencją e-commerce masz dostęp do specjalistów w zakresie opieki nad sklepami internetowymi. W związku z tym normalnym jest, że zlecasz im kolejne zadania mające na celu poprawę funkcjonalności sklepu lub naprawę pojawiających się w nim błędów.

Kluczową kwestią w utrzymaniu komunikacji na prawidłowym poziomie jest jednak rozsądne dobieranie priorytetów dla każdego ze zlecanych zadań. Przykładowo: jeśli natrafisz na krytyczny błąd, który uniemożliwia sprzedaż – jak najbardziej masz prawo zgłosić to agencji i oczekiwać błyskawicznej reakcji z ich strony. Jeśli jednak marzy Ci się wprowadzenie drobnych zmian lub dodanie nowych funkcji w sklepie, takim zadaniom lepiej przypisać niższy priorytet. Inaczej zaszkodzisz sam sobie. Programiści skupieni na rozwiązywaniu kolejnych “krytycznych zgłoszeń”, które spokojnie mogą poczekać, mogą nie zauważyć prawdziwego problemu grzecznie czekającego w kolejce innych spraw.

Dlaczego jest to ważne? Nadawanie odpowiednich priorytetów zadaniom zlecanym agencji pozwoli jej lepiej zaplanować pracę nad sklepem. Jednocześnie unikniesz ryzyka, że poważna awaria zostanie naprawiona z opóźnieniem, bo programiści zajmowali się innymi “ważnymi” zadaniami, które spokojnie mogły poczekać nieco dłużej.

Testuj na bieżąco wszystkie zmiany

Testowa wersja sklepu służy do sprawdzania, czy wszystkie tworzone przez agencję modyfikacje działają zgodnie z założeniami projektowymi. Zadaniem e-Commerce Managera jest zweryfikowanie, czy dostarczone przez agencję zmiany są zgodne ze specyfikacją i  wydanie zgody na aktualizację. Ewentualnie wprowadzenie wymaganych przez niego poprawek.

Okazuje się, że nie zawsze wygląda to tak, jak powyżej. Nie jest to regułą, ale wielu e-commerce Managerów przykłada zbyt małą wagę do testowania nowych rozwiązań w bezpiecznym środowisku “stagingu”. Nie bądź jak oni i dokładnie sprawdzaj to, co masz zamiar umieścić w sklepie.

Mimo, że agencja e-commerce często posiada działy testów, dodatkowa para oczu może wychwycić niuanse, na które osoby techniczne mogą nie zwrócić uwagi.

Dlaczego jest to ważne? Dokładne przetestowanie każdej nowej funkcji na serwerze testowym oszczędza czas i nerwy spowodowane zgłaszaniem kolejnych poprawek na “żywym organizmie”.

Korzystaj z kanałów komunikacji dedykowanych konkretnym sprawom

Skoro jesteśmy przy zgłaszaniu poprawek. Jeśli agencja e-commerce, z którą współpracujesz umożliwia robienie tego przez dedykowany system – trzymaj się bezwzględnie tej zasady. Zdarza się, że e-Commerce Managerowie po znalezieniu błędu w sklepie informują o tym agencję mailowo lub telefonicznie. Takie działanie zwykle generuje opóźnienia. Wiadomość mailowa może zostać odczytana po wielu godzinach, Project Manager opiekujący się Twoim sklepem może być poza zasięgiem telefonu (np. jest na spotkaniach) – różne rzeczy zdarzają się po drodze i nigdy nie masz pewności, kiedy Twój problem pojawi się w systemie ticketowym.

Dlaczego jest to ważne? Skorzystanie z dedykowanego systemu do zgłaszania błędów (np. wykorzystywanego w naszej agencji Helpdeska) sprawia, że zgłoszenie widoczne jest od razu w dziale technicznym – dyżurujący serwisant przyjmie je i skieruje do dalszych prac. Dodatkowo masz możliwość regularnego sprawdzania jego postępów.

Podsumuj mailowo każde ustalenie z agencją

Rozmowy telefoniczne to najszybsza forma komunikacji. Ludzka pamięć jest jednak cudownie zawodna, dlatego aby mieć pewność, że wszystko co zostało powiedziane w czasie spotkania lub statusu zostanie uwzględnione, warto to zapisać.

Mailowe podsumowanie tworzone przez agencję lub przez Ciebie pozwoli sformalizować wszystkie dodatkowe ustalenia wynikłe z rozmów. Daje zapisaną podstawę do wprowadzania niezbędnych zmian w projekcie a także (co najważniejsze!) pozwala od razu ocenić, czy obie strony zrozumiały dokładnie sens omawianych spraw.

Dlaczego jest to ważne? Mailowe podsumowanie to nie tylko spis przebiegu rozmowy z zawartymi w nim najważniejszymi punktami. To również możliwość zweryfikowania planów i upewnienia się, że agencja w pełni rozumie zakres czekających ją obowiązków.

 

Współpraca na linii agencja e-commerce – sklep internetowy. Dlaczego dobry kontakt to podstawa sukcesu?

Sukces w e-commerce to nie tylko dobra cena i atrakcyjne promocje dla klientów. To również udana współpraca na linii Twojego biznesu z agencją e-commerce.

A podstawą udanej współpracy jest dobry kontakt z jej przedstawicielami. Utrzymywanie odpowiedniej komunikacji wpływa na wiele czynników, m.in.

• agencja e-commerce dokładnie wie, czego od niej oczekujesz, przez co otrzymujesz rozwiązania w pełni Cię satysfakcjonujące,
• wiesz, na jakim etapie jest każde ze zleconych przez Ciebie zadań. Masz możliwość wprowadzania zmian i rozwiązywania dyskusyjnych kwestii w momencie ich zaistnienia,
• znasz dokładnie terminy oddania nowych funkcji a dzięki testowaniu ich na stagingu masz możliwość wprowadzania ewentualnych korekt nim trafią na produkcyjną wersję strony,
• lepiej zarządzasz budżetem przeznaczonym na rozwój i utrzymanie sklepu,
• pilne zgłoszenia realizowane są w zakładanym w umowie czasie.

To wszystko sprawia, że Twój biznes e-commerce napędzany przez odpowiednio dobraną agencję jest w stanie skutecznie walczyć z konkurencją i realizować stałe wzrosty obrotów.

 

Szukasz agencji e-commerce, z którą będziesz mógł nawiązać partnerską relację? Masz sklep na Magento i potrzebujesz opieki technologicznej? A może trapią Cię inne pytania z zakresu e-commerce? Skorzystaj z naszej bezpłatnej konsultacji.