Jak współpracować ze zdalnym zespołem developerów?

Chcąc rozwijać swój sklep internetowy potrzebujesz odpowiedniej opieki technicznej. Możesz ją otrzymać albo przez stworzenie wewnętrznego zespołu specjalistów, albo nawiązując współpracę z wyspecjalizowaną agencją e-commerce. W tym drugim przypadku będzie ona miała zazwyczaj formę zdalną. Czy jesteś w stanie skutecznie egzekwować wykonanie zleconej pracy na odległość? W poniższym artykule chcemy pokazać, że zdalne współpraca z agencją  jest jak najbardziej możliwa i pomimo odległości, umożliwia łatwe utrzymywanie kontroli nad projektem rozwojowym sklepu.

Zdalny zespół developerów – czy taka współpraca jest w ogóle możliwa?

Pandemia COVID-19 nauczyła nas, że wiele rzeczy jesteśmy w stanie robić zdalnie. Praca w biurze przestała być “must do” i stanowi raczej opcję wybieraną przez tych, dla których domowe środowisko nie sprzyja skupieniu.

Co więcej, rozpowszechnienie zdalnej pracy sprawia, że otwierają się przed nami zupełnie nowe możliwości. Nie musząc skupiać się na lokalnych rozwiązaniach, mamy możliwość korzystania z usług partnerów biznesowych oddalonych często o setki kilometrów.

Jako E-commerce Manager z pewnością zastanawiasz się, jakie możliwości takie rozwiązanie daje Tobie i Twojemu sklepowi. Odpowiedź jest prosta – zdalna praca umożliwia Ci nawiązanie współpracy z najlepszymi specjalistami od Magento, dzięki którym otrzymasz błyskawiczną i fachową pomoc, a także możliwość rozwoju sklepu na przestrzeni kolejnych kwartałów. Nawet, jeśli znajdują się w zupełnie innej części świata, niż Ty.

Zastanawiasz się pewnie, czy taka współpraca jest w ogóle możliwa? Czy będziesz w stanie egzekwować wykonywanie konkretnych zadań? W jaki sposób będziesz mógł kontaktować się z zespołem i wydawać odpowiednie dyspozycje?

Na te pytania chcemy odpowiedzieć w kolejnych akapitach.

PM, czyli osoba kontaktowa po stronie agencji

Rozpoczynając współpracę z agencją e-commerce w zakresie opieki nad Twoim sklepem internetowym, otrzymujesz do dyspozycji zespół specjalistów, doświadczonych w supporcie sklepów Magento. W skład zespołu wchodzą programiści i testerzy dedykowani do opieki nad Twoim sklepem i jego dalszego rozwoju.

Aby współpraca przebiegała pomyślnie, agencja wyznacza również Projekt Managera. Ma on dwa zadania:

• pierwszym jest koordynowanie pracy zespołu, przekazywanie mu konkretnych zadań i pilnowanie harmonogramu prac,
• drugie zadanie stanowi kontakt z Tobą w celu omówienia aktualnej sytuacji, proponowanych rozwiązań etc.

Project Manager jest więc łącznikiem między Tobą a zdalnym zespołem, jego rola skupia się zaś na zapewnieniu jak najlepszej dwukierunkowej współpracy. Współpracy, która możliwa jest przy wykorzystaniu odpowiednich narzędzi.

Narzędzia wspomagające skuteczną współpracę ze zdalnym zespołem

Problem kontaktu z zespołem mamy już omówiony, pora zająć się rozwiązaniami technologicznymi, które w owym kontakcie skutecznie pomagają. W świecie, gdzie coraz więcej spraw jesteśmy w stanie załatwić online, w taki również sposób jesteś możemy utrzymywać stałe relacje z agencją w celu błyskawicznej wymiany informacji.

Chcąc nawiązać kontakt z Project Managerem masz do dyspozycji szeroki zestaw rozmaitych narzędzi: zaczynając od podstawowych, jak telefon, wiadomość sms czy wiadomość e-mail, skończywszy na komunikatorach ogólnych (Messenger, WhatsApp), a także systemach wykorzystywanych przez konkretną agencję do komunikacji wewnętrznej. W Gate-Software korzystamy z Rocket.Chata, gdzie każdy współpracujący z nami E-commerce Manager posiada dostęp do dedykowanego kanału. Jako, że do tego samego kanału przypisani są również wszyscy inni członkowie zespołu, możliwy jest szybki kontakt i zapewnienie pełnego obiegu informacji.

Chcąc zachować porządek w zadaniach, warto wykorzystać sprawdzony system do zarządzania projektami. Nasze zespoły pracują na znanej w kręgach IT Jirze (lub w niektórych projektach – Trello), gdzie również jako przedstawiciel sklepu, otrzymujesz dostęp do związanego z nim projektu.

W Jirze/Trello masz wgląd we wszystkie zadania, którymi aktualnie się zajmujemy. Jesteś w stanie podejrzeć ich status, a także komentarze członków zespołu związane z realizacją poszczególnych etapów.

Ostatnim systemem, który wspomaga współpracę ze zdalnym zespołem jest Helpdesk (lub tożsame rozwiązanie). Jest to platforma dedykowana zgłaszaniu problemów ze sklepem. W momencie, gdy zachodzi taka potrzeba, tworzone jest zgłoszenie, który następnie trafia do dedykowanego specjalisty zajmującego się jego rozwiązaniem.

Jak widzisz, wykorzystanie odpowiednich narzędzi pozwala Ci na bieżąco pozostawać w kontakcie z zespołem developerów, a także mieć wgląd we wszystkie aktualnie prowadzone prace. Pozostaje jednak pytanie – czy zdalnie jestem w stanie rozliczać agencję z podejmowanych przez nią zadań?

Rozliczanie zdalnego zespołu – jak robić to dobrze?

Niemożność osobistego sprawdzenia, na jakim etapie są konkretne zlecone przez Ciebie zadania spędza Ci sen z powiek? Na szczęście nawet w przypadku zdalnej współpracy rozliczanie czasu pracy agencji nie musi być koszmarem. Wystarczy wypracować odpowiedni system, dzięki któremu możesz na bieżąco kontrolować m.in. stopień wykonania konkretnych zadań, a także poświęcony na to czas.

Mając dostęp do opisywanych wyżej narzędzi (Jira, Helpdesk, komunikatory) masz możliwość podejrzenia “na żywo” stanu prac nad projektem. Jednakże w celu usprawnienia komunikacji, dobra agencja e-commerce często zaproponuje cotygodniowe lub wręcz codzienne statusy – spotkania odbywające się przez telefon/Skype/dowolnie wybrany komunikator, na których Project Manager opowie o aktualnym statusie prac, omówi ewentualne problemy czy też zbierze Twój feedback dotyczący konkretnych zadań.

Z zakończeniem każdego tygodnia generowany jest dla Ciebie raport zawierający zestawienie wykorzystanych godzin w posiadanym pakiecie. Na koniec miesiąca dodatkowo otrzymujesz kolejny raport, w którym rozliczane są godziny poświęcone na support i rozwój Twojego sklepu w ciągu ostatnich 30 dni. To sprawia, że na bieżąco jesteś w stanie monitorować pracę zespołu i rozliczać go z podejmowanych działań.

Współpraca z zespołem zdalnym jest możliwa!

Współpraca z zespołem zdalnym jest możliwa. Co więcej, jest również świetnym sposobem na znalezienie kompetentnych, doświadczonych specjalistów będących w stanie wynieść Twój biznes e-commerce na zupełnie nowy poziom.

W wyborze odpowiedniej agencji nie jesteś bowiem skazany na firmy działające w Twoim najbliższym sąsiedztwie. Komunikacja internetowa umożliwia nawiązanie współpracy z dobrym i sprawdzonym partnerem znajdującym się w dowolnej części świata. Warto sprawdzić taką możliwość i zapewnić sklepowi zespół, który da Ci pewność i bezpieczeństwo w utrzymaniu i rozwoju sprzedaży.